Numero 01 del 2022

Titolo: Risposte ad alcune domande su Microsoft Outlook.

Autore: Nunziante Esposito.

Articolo:
Risposte ad alcune domande su Microsoft Outlook.

Di Nunziante Esposito.

Il programma del pacchetto Office di Microsoft, e parlo di Microsoft Outlook per la gestione della posta, per me inspiegabilmente, non è molto usato abitualmente tra gli utenti disabili visivi, come lo è stato per Outlook Express e in buona parte come con qualche altro programma di terze parti o come Windows Mail.

Secondo me non è molto usato solo per il fatto che non lo si conosce bene e non lo si sa configurare per l'uso che ne deve fare un utente normale, visto che è dotato di moltissime funzionalità molto utili per chi deve usarlo in ufficio.

Inoltre, non sempre capita di avere a portata di mano la risposta che ti toglie di impaccio e ti fa usare questo software del pacchetto Office di Microsoft senza avere problemi.

Al di la che si possono richiedere alla redazione oppure a me personalmente le spiegazioni pratiche per fare quasi tutto con questo programma, ecco di seguito delle risposte a domande fattemi da un lettore del giornale, utili da tenere a portata di mano quando si comincia ad usare questo software, per evitare di rifiutare di usarlo.

Le risposte che seguono sono soluzioni pratiche che quasi sempre tolgono d'impaccio per i problemi più semplici.

Ecco le domande più frequenti e le risposte per chi comincia ad usare Microsoft Outlook:

Come si apre la rubrica?

Ci sono due modi per aprire la rubrica. La rubrica si può aprire da un messaggio aperto, oppure, quando si sta scorrendo la lista dei messaggi in una
cartella.

La rubrica si apre premendo shift più control più B e si apre una nuova finestra.

Premendo tab una sola volta si va sulla lista dei contatti memorizzati. Se tale lista non viene visualizzata, premendo tab ripetutamente, si va su un campo dove viene letto Altre Colonne. Qui, si preme freccia su e si seleziona Solo Nome. Dopo aver selezionato Solo Nome, premendo tab, troviamo la lista dei nomi memorizzati in rubrica. Usando in questa lista le frecce, scorriamo e possiamo selezionare uno o più nominativi della lista.

Selezionato un nominativo, si può fare quanto segue:

1. Se la lista l'abbiamo aperta da un nuovo messaggio aperto, oppure quando stiamo rispondendo a qualcuno o stiamo inoltrando un messaggio, basta premere tab e troviamo tre pulsanti, A, CC e CCN. Premendo invio su uno di questi pulsanti, viene copiato nel campo scelto, l'indirizzo selezionato. Se si desidera aggiungere altri indirizzi di posta, ripetere per tutti gli indirizzi che si vuole, fino al un massimo di 50 indirizzi, numero che fino a qualche tempo fa era di 99. Per chiudere la rubrica, premere tab fino al pulsante OK e premere invio.

Attenzione, se dopo aver selezionato il campo dove inserire il nominativo selezionato non si conferma sul pulsante OK, gli indirizzi di posta non vengono inseriti nei campi scelti.

2. Se la rubrica è stata aperta mentre si sta scorrendo la lista dei messaggi di una cartella, quando siamo su un nominativo, premendo control più N, si apre un nuovo messaggio con l'indirizzo già copiato nel campo A.

Come si memorizza un nominativo in rubrica?

Con la rubrica aperta, premendo il tasto alt, si apre il menu file e con freccia giù troviamo Nuovo. Premendo invio, si apre su un pulsante contatto e premendo invio si aggiunge alla rubrica un contatto.

Si presentano tutti i campi, per aggiungere gli elementi del contatto, quindi, troveremo con tab, tutti i campi e per ognuno inseriremo i dati richiesti.

Se serve solo la email, basta compilare il primo campo con nome e cognome e il campo editazione della email che troviamo premendo tab.

Per salvare, si può usare il comando da menu, ma basta premere alt più F4, viene richiesto di memorizzare, si conferma su si ed il contatto viene salvato.

Come si va nella posta eliminata?

Se è stato attivato il campo con la lista delle cartelle, premendo tab, andiamo sul nome della cartella, per esempio, posta in arrivo.

Premendo le frecce verticali, ci spostiamo all'interno di questa lista delle cartelle. Trovata la cartella che ci interessa, per esempio, posta eliminata, premendo invio, ci spostiamo sulla lista dei messaggi di quella cartella.

Se non troviamo il campo con la lista delle cartelle, Ma anche se tale campo è presente, premendo control più Y, si va sull'albero delle cartelle e, anche qui, con le frecce verticali possiamo scorrere la lista delle cartelle. Scelta la cartella che interessa, anche qui, premendo invio, si va sulla lista dei messaggi di quella cartella.

Come salvare un allegato?

Per tutte le versioni di Outlook, una volta che abbiamo aperto un messaggio di posta con allegato, la maniera più pratica per poter salvare uno o più allegati è questa:

1. Letta l'email, con control più Home ci spostiamo ad inizio messaggio.

2. Premendo shift più tab, siamo sul campo allegati e Jaws leggerà: Messaggio, uno di 2, se abbiamo un solo allegato, oppure: Messaggio, 1 di X, dove X è il numero di allegati presente meno uno che è quel messaggio appena letto. Per dirla in breve, se gli allegati sono due, dirà uno di tre, se sono tre, dirà uno di quattro e così via.

Se l'allegato è uno solo, quindi, la sintesi dirà messaggio, uno di due, basta premere freccia destra e spostarsi sul file allegato e Jaws ne leggerà il nome.

Se lo si deve salvare sul disco fisso, per dire in documenti, basta premere control più C, e copiare negli appunti il file.

Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra con Windows più M, portarsi sull'icona documenti e premere invio.

Una volta in documenti si può scegliere qualsiasi cartella e quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, premere control più V, per incollare ed abbiamo salvato il file.

Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.

Quando Premendo shift più tab, ci dice messaggio, uno di X, la cosa si allunga un attimo. Infatti, una volta premuto freccia destra per andare sul primo allegato, per poterli copiare in un colpo solo tutti, dobbiamo selezionarli.

Per selezionare tutti gli allegati, basta premere il tasto applicazioni, premere freccia su per trovare seleziona tutti e premere invio.

Da questo punto la procedura è la stessa di prima, quindi, se tutti gli allegati li dovete salvare sul disco fisso, per dire in documenti, basta premere control più C per copiare negli appunti tutti gli allegati.

Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra con Windows più M, portarsi sull'icona documenti e premere invio.

Una volta in documenti si può scegliere qualsiasi cartella e quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, premere control più V, per incollare ed abbiamo salvato i file.

Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.

Come si possono allegare in modo semplice i file ai messaggi di posta?

Posizionarsi su un file oppure selezionare un gruppo di file.

Copiare con control più C.

Aprire la posta o portarsi nel programma di posta se già aperto.

Aprire un nuovo messaggio , rispondere ad un messaggio o inoltrare un messaggio.

Preparare e compilare tutti i campi.

Quando siamo nel campo corpo del messaggio, basta premere control più V, per incollare il file o i file da allegare.

Semplicissimo, no?

Se non usate questo programma di Microsoft per la posta, è bene provare le procedure descritte sopra anche per il programma che usate, perché queste procedure possono essere uguali o simili anche per altri programmi.

Di seguito invece, una furbizia per evitarvi tanti problemi quando aprite i menu per la Gestione risorse.

Ci può capitare di aprire una cartella e trovare al suo interno i file visualizzati ad icona, mentre siete abituati a visualizzarli ad elenco o a dettagli. Aprite il menu con alt o quello di contesto con il tasto applicazioni, e non trovate quello che vi interessa per portare la visualizzazione come vi serve. Ecco come fare nei diversi casi:

Come si mette una cartella in dettagli?

Quando si apre una cartella, per scegliere la modalità di visualizzazione, per esempio mettere il suo contenuto visualizzato come dettagli, non si deve selezionare nulla. Praticamente, una volta dato invio per entrare nella cartella, non si deve premere nessun tasto, e premere solo il tasto applicazioni per aprire il menu di contesto.

Con le frecce verticali, trovare visualizza, sottomenu, e, dal sottomenu che si apre con freccia destra, scegliamo con le frecce verticali l'impostazione che ci interessa, quindi, anche in dettagli o in elenco che sono le due modalità più utili ai disabili visivi.

Ma come la mettiamo quando siamo già all'interno della cartella ed abbiamo selezionato un file o stiamo scorrendo la lista e ci rendiamo conto che abbiamo la visualizzazione ad icone?

Semplice!

Se non vogliamo uscire dalla cartella e rientrare, facendo quanto spiegato sopra, basta togliere la selezione al file che abbiamo sotto al cursore, operazione che si esegue premendo control più barra spazio, oppure control più alt più barra spazio, cosa che dipende dagli aggiornamenti di Windows 10.

Stando nelle stesse condizioni di quando entriamo in una cartella, cioè, con nessuno dei file selezionato, premendo il tasto applicazioni possiamo fare quello che è stato spiegato sopra, perché troviamo il menu con le voci visualizza, Ordina, eccetera.

Per ulteriori domande o spiegazioni, scrivere a: Nunziante Esposito