Numero 19 del 2021

Titolo: Vorrei gestire meglio il mio tempo

Autore: Flora Casalinuovo

Articolo:
(da «Donna moderna» n. 41 del 2021)
Succede a tutte: lui sfugge, noi lo rincorriamo. Ma, alla fine, non ne abbiamo mai abbastanza per fare ciò che dovremmo. Ecco 6 consigli per riappropriarci delle nostre giornate. E vivere più serenamente
È il Santo Graal delle nostre giornate. Qualcosa che ci sfugge, che non basta mai, soprattutto se proviamo a dedicarlo a noi stesse. In quel caso, diventa più raro e prezioso dell'ultima borsa di Chanel. Avrete già capito di cosa stiamo parlando: del tempo. Che può trasformarsi in un istante da alleato perfetto a nemico giurato. Perché non è mai abbastanza ma le giornate, purtroppo, durano sempre e solo 24 ore. Allora, come possiamo «moltiplicarlo» per riappropriarcene? Gestendolo al meglio. In queste pagine troverete un corso essenziale che vi aiuterà a organizzarlo, realizzato con l'aiuto di un'ottima maestra: Cecilia Sardeo, imprenditrice digitale e fondatrice di Biz Academy, il portale di riferimento per imprenditrici e libere professioniste. «Gestire il tempo equivale a gestire l'umore» avverte subito. «Non c'è nulla come lo scorrere delle lancette che riesca a condizionare, nel bene e nel male, il nostro stato d'animo».
Trova la tua routine per iniziare la giornata
Niente caffè trangugiato infilando le scarpe, tantomeno call di lavoro mentre accompagni i tuoi figli a scuola. Farsi risucchiare dall'incubo del ritardo di prima mattina significa iniziare la giornata all'insegna del nervosismo e dell'ansia. La buona abitudine da acquisire si chiama, invece, routine. «Un'attività sempre uguale, dedicata solo a noi, e quindi rasserenante. Può essere lo stretching o la maschera al viso, una breve passeggiata o la lettura del giornale» suggerisce l'esperta Cecilia Sardeo. «L'importante è che sia qualcosa che ci piace davvero, così diventa un primo, lungo momento di tranquillità, un'isola felice da cui prendere l'energia necessaria per affrontare le ore successive senza affanno».
Stabilisci la durata di ogni attività
Quante, armate di buone intenzioni, al rientro al lavoro dopo le vacanze dicono: «Quest'anno non mi porterò il lavoro a casa». Un proposito sempre più difficile da mantenere da quando, complice lo smart working, facciamo le videoriunioni in salotto mentre pensiamo a cosa c'è nel frigo per la cena e in bagno va la lavatrice. «La tecnologia ci permette di essere operative ovunque, e questo è di aiuto in alcuni casi. Ma è necessario separare tempo professionale e tempo privato per non essere fagocitate dal primo» consiglia l'esperta. È utile dividere le ore a disposizione in slot più piccoli, stabilendo un orario di inizio e uno di fine: per esempio, 30 minuti per smaltire le telefonate urgenti, 60 per controllare le mail, altri 30 per parlare con i colleghi. In questo modo eviteremo di fare più cose contemporaneamente, con la sensazione di non concluderne neanche una, come se qualcuno o qualcosa ci stesse rubando il tempo. «Io pianifico anche i momenti per me, che siano il parrucchiere o un pranzo con un'amica: li segno sull'agenda, ben evidenziati, e non li sposto. Sono un tesoro da difendere a denti stretti» sottolinea Cecilia Sardeo.
Pianifica a medio e lungo termine
Darsi un orario, non lavorare a oltranza... Detto così, sembra facile, ma come si fa a renderlo reale? La soluzione è un'organizzazione ferrea, quasi scientifica. Cecilia Sardeo ci rivela la sua, che parte dalla pianificazione annuale: «Disegniamo una mappa, dividendo l'anno in 3 trimestri, e per ogni trimestre 3 obiettivi. Scriviamo quelli professionali, ovviamente, ma anche quelli privati, come il corso di yoga, l'imbiancatura delle pareti di casa o una vacanza. Lasciamo quindi un trimestre vuoto: non è sprecato, è ciò che io chiamo «tempo jolly», quello che ci permetterà di portare a termine gli incarichi sospesi o incompleti, senza soccombere per lo stress causato dal non aver finito qualcosa». Una volta stabiliti gli obiettivi macro, ci si può concentrare poi su quelli micro: gli impegni settimanali. «Ogni domenica sera organizzo l'agenda, cartacea o digitale è lo stesso. Per ogni giorno segno gli appuntamenti e, soprattutto, gli obiettivi, ognuno di un colore diverso per visualizzarli subito. Bilancio i carichi per avere giornate il più equilibrate possibile e le riempio all'80%, lasciando spazio per gli imprevisti ma anche per il tempo da dedicare a me. All'inizio può sembrare una gabbia, ma consiglio di provare: il senso di benessere dato dall'organizzazione è impagabile».
Metti in ordine le priorità
La pianificazione scientifica ha una postilla fondamentale: classificare gli impegni, dalla riunione con il capo al dentista. «Le cose da fare non hanno tutte la stessa importanza» ricorda l'esperta. «Quando organizzo l'agenda, distinguo le attività in «urgenti» e «rinviabili». Così, in caso di difficoltà, mi basta visualizzare la pagina e spostare le seconde. Con questo trucco, e con il tempo jolly, affrontiamo il più grande nemico del nostro tempo: gli imprevisti. Ci sono e ci saranno sempre, che si tratti di problemi esterni che non dipendono da noi o di periodi in cui siamo stanche e distratte».
Punta all'efficacia
Una volta l'imperativo era la produttività: si contava il numero di cose fatte. Ora la parola chiave per gestire il tempo è efficacia. «È l'arte di andare dritti all'obiettivo, lavorativo o privato che sia» dice Cecilia Sardeo. «Per farlo bisogna selezionare le attività in base ai propri scopi. Come si fa? Ponendosi una semplice domanda: «Questa cosa mi serve per arrivare al traguardo che mi sono data oggi?». Ripetiamocela sempre, altrimenti incappiamo nella cosiddetta «sindrome da oggetto scintillante», ovvero l'essere attirate, anzi distratte, da tutti gli stimoli che ci arrivano: per esempio, il collega che ci chiede aiuto per un progetto urgente che, in realtà, va concluso il mese prossimo. La tentazione è quella di voler fare tutto subito, anche ciò che non è indispensabile, ma se la assecondiamo rischiamo di arrivare a sera stanche e insoddisfatte». È importante, quindi, riconoscere i «ladri di tempo»: persone, eventi, cose che possiamo serenamente rimandare.
Svuota il tempo
Proprio così: ogni tanto bisogna chiudere in un cassetto orologio e agenda. «Siamo un po' come il cellulare: abbiamo bisogno di ricaricarci sempre, anche se siamo tornate da poco dalle vacanze» dice Cecilia Sardeo. «Concediamoci dei momenti vuoti, senza obblighi e programmi, in cui facciamo semplicemente quello che ci va, anche nulla. Dove li troviamo? Nei famosi tempi jolly della nostra pianificazione. Un recente studio dell'università di Stanford dimostra che questi periodi svuotati ci permettono poi di essere più efficienti».
Flora Casalinuovo