Numero 14 del 2021

Titolo: Microsoft Outlook: configurazione ottimale.

Autore: Stefano Manzi.

Articolo:
Microsoft Outlook: configurazione ottimale.

Di Stefano Manzi.

Ecco la configurazione ottimale delle opzioni per Microsoft outlook 2010 quando lo si usa con uno screen-reader. Da tener presente che quasi tutte le impostazioni sono valide anche per le versioni successive di Microsoft Outlook.

Per accedere alle opzioni, dobbiamo andare al menu file con alt-f, e salire al comando opzioni per poi dare Invio.

È da notare che ogni categoria è ricca di opzioni personalizzabili, quindi si dovrà avere molta pazienza nel premere il tasto tab fino a raggiungere il comando desiderato.

Queste istruzioni valgono in particolare per gli utenti non vedenti che usano, come me, JAWS e NVDA. Chi vede e legge questa guida può, comunque, servirsi del mouse per apportare le medesime modifiche qui sotto indicate.

Aperta la finestra delle opzioni saremo posizionati sulla voce generale.

Qui premiamo tab fino a sentire la casella di controllo: attiva anteprima in tempo reale, che va disattivata.

Premiamo ora shift-tab fino a sentire categorie casella elenco, scendiamo con la freccia alla voce posta.

La prima modifica che possiamo pensare di fare è la casella di controllo chiamata: chiudi messaggio originale in caso di risposta o inoltro, che è disattivata; se la attiviamo il messaggio a cui abbiamo risposto sarà chiuso, altrimenti dopo la nostra risposta esso rimarrà sulla barra delle applicazioni.

Poi possiamo decidere se, in risposta ad un messaggio e all'inoltro di un messaggio, includere il testo del messaggio originale, non includerlo o rientrarlo. A noi la scelta esplorando le relative caselle combinate, senza condizionare in alcun modo il funzionamento generale del programma.

Possiamo scegliere di impostare, a nostro piacimento e senza influenzare le prestazioni di Microsoft Outlook 2010, quale priorità e riservatezza predefinita usare. I valori predefiniti per entrambi i parametri sono impostati su normale.

Più avanti, sempre scorrendo col tab, troviamo la casella: usa la virgola per separare più destinatari, che conviene attivare. In tal modo potremo usare, a nostra discrezione, sia la virgola sia il punto e virgola nel separare più indirizzi di posta elettronica ai quali spedire un messaggio.

Attiviamo poi la casella di controllo chiamata: control + invio per inviare il messaggio, in quanto per impostazione predefinita quando si installa il programma, questa è disattivata.

Più avanti troviamo le caselle di controllo: conferma di recapito in cui si informa che il messaggio è stato recapitato al server di posta elettronica del destinatario, e conferma di lettura in cui si informa che il messaggio è stato recapitato al server di posta elettronica del destinatario.

Esse sono disattivate ma possiamo decidere di attivarle e poi, poco più avanti, troviamo i pulsanti radio relativi all'invio delle conferme. Possiamo decidere se il programma deve chiedere ogni volta se inviare la conferma, se inviarla sempre o non inviarla mai.

Come ultima opzione in questa categoria possiamo decidere, in base ai nostri gusti, cosa fare dopo aver spostato o eliminato un elemento aperto. Dalla casella combinata possiamo scegliere se mantenere il valore predefinito: ritorna alla cartella corrente, oppure se far aprire l'elemento precedente o l'elemento successivo.

Finite le modifiche in questa categoria, sotto ne avremo altre fra cui: calendario, contatti, attività, note e diario, cerca, cellulare, lingua.

Per queste non ci sono modifiche particolari da fare, ma ognuno di noi può decidere di esplorare e fare i cambiamenti desiderati nelle categorie interessate.

Vediamo invece le cose da cambiare nelle opzioni avanzate scendendo, sempre con la freccia, appunto alla categoria avanzate.

Qui arriviamo al pulsante chiamato: barra da fare.

Qui ci sono diverse caselle di controllo che, per alleggerire l'uso del programma ed ottenere un'interfaccia più essenziale, sono tutte da disattivare: mostra selezione data, mostra appuntamenti, mostra elenco attività, mostra contatti rapidi.

Scorrendo col tab cerchiamo la casella chiamata: mostra promemoria, e andiamo a disattivarla.

Procediamo col tab fino al pulsante: invio/ricezione..., dove il gruppo predefinito è quello chiamato: tutti gli account online e offline.

Se non vogliamo che i messaggi vengano inviati e ricevuti in automatico, potremo disattivare le caselle di controllo dal nome: includi gruppo in invio/ricezione (F9), sia per quando outlook è on-line che quando è off-line.

Più avanti troviamo la casella di controllo dal nome: invia immediatamente alla connessione, che per impostazione predefinita è attivata; possiamo scegliere di disattivarla se non vogliamo che i messaggi vengano inviati non appena il programma viene aperto.

Disattiviamo la casella dal nome: usa animazioni quando si espandono conversazioni e gruppi.

Infine diamo ok pulsante, completando le personalizzazioni.

Se vogliamo inviare o ricevere da un singolo account, dovremo premere il tasto ALT e poi andare a destra fino alla voce invia/ricevi.

Qui scendere al comando Invia e ricevi sottomenu, andare a destra e da qui salire al comando chiamato: gruppi di invio/ricezione pulsante a tendina, premere spazio e decidere da quale account singolarmente scaricare o inviare i messaggi.

Se quando siamo dentro ad un messaggio e prima di inviarlo vogliamo cambiare la priorità, la riservatezza o decidere di attivare la conferma di recapito o quella di lettura, dobbiamo procedere nel seguente modo.

Premere ALT di sinistra, andare con la freccia destra fino a opzioni, premere la freccia giù e poi salire su al comando: altre opzioni sottomenu; andare a destra e salire con la freccia al comando: opzioni messaggio... e dare Invio.

Aperta questa finestra, la prima casella combinata mostra il livello di priorità; essa è impostata su normale, se non è stata modificata nelle opzioni di posta.

Premendo tab troviamo il livello di riservatezza, per il quale vale il discorso appena fatto poc'anzi.

Se scorriamo ancora col tab giungeremo, dopo 5 pressioni del tasto tab, alla casella di controllo: richiedi conferma di recapito per il messaggio e, premendo tab ancora una volta, troviamo: richiedi conferma di lettura per il messaggio.

Qui possiamo decidere di attivare l'una o l'altra, o anche entrambe le caselle.

Fatte le modifiche andiamo, con shift-tab per fare prima, al pulsante chiudi e diamo spazio.

Naturalmente, se abbiamo modificato il comportamento delle conferme nelle opzioni di posta volendo lasciarle tali per ogni uso del programma, non sarà necessario intervenire per ogni singolo messaggio.

Stefano Manzi