Numero 12 del 2021
Titolo: Sommario in Microsoft Word.
Autore: Nunziante Esposito.
Articolo:
Sommario in Microsoft Word.
Di Nunziante Esposito.
Premesso che quasi tutti quelli che utilizzano Microsoft Office, sono abituati a chiamare indice quello che nel programma Microsoft Word è chiamato sommario. La differenza, a livello pratico, non è un problema, visto che alla fine si tratta proprio di un indice .
Il testo di questo indice o sommario che sia, viene preparato ed inserito ad inizio del documento Word, soprattutto quando questo documento è composto da centinaia di pagine, e serve ad indicare in una lista di elementi, uno per ogni riga, il titolo delle parti di cui è composto il documento di Microsoft Word.
Su ogni riga è indicato il titolo della parte del testo e la pagina da dove inizia, e tanto per essere il più chiaro possibile, immaginate di avere tra le mani un libro in braille nel quale la prima pagina contiene l'indice. Su questa prima pagina, ogni riga contiene il titolo del capitolo e la pagina da dove questo capitolo inizia. Leggendo il numero di pagina, si può aprire il libro direttamente al capitolo del libro voluto.
Nel sommario che da questo punto in poi chiameremo sempre Indice, viene indicato il testo voluto e, volendo, il numero della pagina o il link diretto a quella pagina, o entrambe le indicazioni.
Quando serve avere indispensabilmente un indice?
Certamente quando il file di Word è di grosse dimensioni ed abbiamo a che fare con centinaia di pagine, e magari il file è diviso in capitoli, sotto-capitoli, paragrafi, eccetera.
In questo caso, il documento richiede di essere navigato con dei comandi appositi, precisamente dei link ipertestuali, per avere la possibilità di saltare dall'indice ad un punto del documento dove inizia la parte indicata nell'indice stesso.
In pratica, si ha la stessa possibilità che si ha sul libro in braille o in nero. Infatti, in Braille o in nero, si legge sulla pagina dell'indice il numero di pagina da dove inizia il capitolo o la parte che ci interessa e si va ad aprire il libro direttamente alla pagina indicata.
Con l'indice ipertestuale, composto da tanti link quante sono le parti in cui il documento è suddiviso, il salto alla pagina che interessa avviene con un click. La differenza consiste nel fare questa operazione con un salto dalla pagina dell'indice alla pagina del documento di Microsoft Word dalla quale inizia la parte del testo che ci interessa.
In entrambi i casi, anche se in modo diverso, apriamo il libro alla pagina che si desidera.
Quando in un documento di Microsoft Word viene creato un indice composto da molte voci, una per ogni parte in cui è diviso il documento, non solo si rende immediatamente comprensibile la struttura del testo, ma si rende anche più semplice navigarlo, soprattutto se è suddiviso in molte parti come, per esempio, capitoli, sotto capitoli, paragrafi e sotto paragrafi e, tante volte, con suddivisioni fino al quinto o sesto livello.
Generalmente, si ha bisogno di un indice quando il documento è molto grande e strutturato, come può essere un libro importante o un manuale di programmazione, o ancora un manuale di utilizzo di un software. E quanto più complesso e grande è il documento, tanto più complesso e strutturato sarà l'indice.
Anche se in Microsoft Word l'indice viene preparato in automatico, per poter avviare la procedura automatica, dobbiamo preparare il documento, formattando in un certo modo il testo delle intestazioni delle parti che, in ordine, andranno a comporre l'indice, come vedremo di seguito.
Fatta questa premessa, vediamo come preparare in pratica un indice ad un documento già scritto e, per fare un esempio concreto, faremo un indice non troppo complesso, composto da Capitoli e Sotto capitoli. Ecco come fare:
Per prima cosa aprire il documento in Microsoft Word.
Individuare le voci che vogliamo inserire nell'indice. Per esempio, le voci saranno Capitolo 1, Capitolo 2, Capitolo 3, eccetera, e Sotto capitolo 1, Sotto capitolo 2, Sotto capitolo 3, eccetera. Insomma, per l'esempio fatto e che realizzeremo, bisogna formattare come titoli indice 1 e titoli indice 2, le voci indicate che andranno a comporre l'indice ad inizio del documento.
Ovviamente, Se il documento presenta solo i capitoli, avremo solo titoli indice 1. Se ci sono anche dei sotto capitoli, avremo solo titoli indice 1 e titoli indice 2. Se avremo anche i Paragrafi dei sotto capitoli, avremo solo titoli indice 1, titoli indice 2 e titoli indice 3. E così a continuare.
Nota bene: per non imbrogliarsi nel formattare i titoli indice 1 e titoli indice 2, per l'esempio che faremo, consiglio di formattare una tipologia di intestazione per volta e per tutto il documento, quindi, formatteremo prima i titoli indice 1 e poi i titoli indice 2.
Formattazione titoli Indice 1:
Individuiamo le voci delle intestazioni dei vari capitoli e, per ogni voce faremo come segue:
1. Raggiungiamo la voce, la selezioniamo e poi apriamo il menu con alt.
2. Se non siamo sul menu Home, con freccia sinistra raggiungiamo tale menu.
3. Con freccia giù ci portiamo sul menu Stile, sottomenu.
4. Con freccia destra ci portiamo nel sottomenu.
5. Con freccia giù ci portiamo su Stili veloci, ha un popup.
6. Premiamo invio ed apriamo il popup.
7. Con freccia destra, ci portiamo sul Titolo che interessa e premiamo invio. Per capirci, se stiamo formattando la voce titolo indice 1, quando siamo su indice 1, premiamo invio. Per le voci di secondo livello, titolo 2, andiamo sulla voce indice 2, e premiamo invio.
8. Quando premiamo invio sul comando del titolo scelto, si chiude il menu e siamo sul testo evidenziato al quale abbiamo dato il titolo di formattazione desiderato. Se premiamo freccia su e poi freccia giù per leggere la riga, oltre a leggere il testo, leggeremo anche il titolo che abbiamo dato al testo.
9. Ripetiamo dal punto 1 al punto 8 per tutte le intestazioni desiderate che vogliamo aggiungere all'indice, e fino a dare a tutte il titolo appropriato, anche se, dopo aver formattato la prima volta il testo selezionato, quando apriremo il menu, ci troveremo direttamente al punto 5.
10. Terminato di formattare i titoli indice 1 , ripetiamo il procedimento per le intestazioni dei sotto capitoli che formatteremo come titoli indice 2, quindi, intercettiamo tutti i testi delle intestazioni dei sotto capitoli e li formattiamo come titoli indice 2. In pratica, ripetiamo tutti i punti da 1 a 9 sopra indicati.
Terminata la formattazione di tutte le intestazioni che rappresenteranno le voci dell'indice, controllare che ogni intestazione di indice 1 e indice 2 siano correttamente formattate.
Una volta che ci siamo accertati della bontà della formattazione di tutti i testi che rappresentano titoli di capitoli e titoli di sotto capitoli, faremo come segue:
1. Ci portiamo ad inizio documento premendo control + home.
2. Premiamo due volte invio e premiamo due volte freccia su, per creare due righe di spazio ad inizio documento e per spostarci alla prima riga vuota del documento.
3. Premiamo alt per aprire il menu.
4. Premiamo due volte freccia sinistra per essere certi di essere sulla barra del menu. Con le frecce orizzontali, cerchiamo Riferimenti e premiamo freccia giù.
5. Siamo su Sommario, sottomenu. Premiamo freccia destra e siamo su Sommario, pulsante a tendina, ha un popup, e premiamo invio.
6. Con freccia giù, cerchiamo inserisci sommario ... e premiamo invio.
7. Si apre la multischeda del sommario in Word e ci si muove con tab e shift + tab per andare avanti e indietro nella scheda. Mentre si userà control + tab e control + shift + tab per spostarsi tra le schede.
Nota bene: le opzioni che ci sono consentono di poter creare qualsiasi tipo di indice e vi esorto a navigare le schede con i comandi suddetti. Però, per quanto ho potuto constatare su diverse macchine e con diverse versioni di Microsoft Word dalla 2007 alla 2019, basta premere tab fino al pulsante OK e premere invio per creare un sommario che viene creato nel punto dove abbiamo posizionato il cursore, quindi, come da esempio, ad inizio documento.
Questo indice avrà per ogni riga un link con etichetta corrispondente al testo che durante la preparazione abbiamo formattato. In questo caso e per l'esempio fatto, le voci si alterneranno e saranno alternativamente capitolo e sotto capitolo.
Per utilizzare al meglio i link creati in questo indice, conviene mettere i link in elenco con insert più F7, scegliere quello che interessa e premere invio.
Ci ritroveremo sulla riga che contiene il testo inizialmente formattato della sezione scelta.
Se si volessero usare i link mentre si legge il testo, quando ci troviamo ad avere un link sotto al cursore, ci dobbiamo ricordare di spostarci almeno alla seconda lettera del testo dell'etichetta del link, altrimenti dando invio, sposteremo il testo di quella riga una riga più giù, creando una riga vuota sopra.
Ultima avvertenza che mi sento di fare: nel caso in cui qualche voce dell'indice non fosse stata inserita, non è necessario fare tutto da capo. La cosa più pratica da fare è quella di cancellare l'indice che è stato creato, controllare e formattare eventuali voci mancanti in modo corretto, posizionare il cursore alla prima riga del documento che deve essere vuota e creare di nuovo il nostro indice come spiegato sopra.
Conclusioni.
Se l'indice è stato creato correttamente, per ogni riga, secondo quello che avremo previsto, saranno inseriti i link e anche i numeri di pagina che la procedura calcola in automatico.
Attenzione: ripeto, per evitare di confondervi, dopo aver raggiunto la prima volta nel menu Home la popup Stili veloci, quando apriremo i menu la seconda volta e se non abbiamo usato un altro menu qualsiasi del documento nel quale stiamo creando il sommario, alla pressione di alt ci troveremo direttamente sul comando Stili Veloci, ha una popup, quindi, basta premere barra spazio o invio per poter poi scegliere il titolo indice che ci serve in quel momento.
Per eventuali chiarimenti, scrivere a: Nunziante esposito
