Numero 10 del 2021

Titolo: Nuovi menu di Windows e office. un problema?

Autore: Rocco Clementelli.

Articolo:
Nuovi menu di Windows e office. un problema?

Di Rocco Clementelli.

Con l'uscita della versione 2007 di Office e il sistema operativo nato male Windows Vista, cominciavano a sparire i familiari e ormai addomesticati classici menù a tendina, semplici e con comandi rapidi che ci permettevano di usarli in maniera facile e intuitiva.

Però, subito dopo, abbiamo avuto la rivoluzione, la comparsa di una nuova modalità di gestione dei menù dei programmi applicativi e delle finestre di sistema: vedi "Esplora Risorse" e Microsoft Office. È la cosiddetta gestione dei nuovi menù denominati "Ribbon", questi sconosciuti.

In alcuni casi con l'uso dei menu ribbon, è molto ostico gestire le varie opzioni, funzioni e impostazioni. Però, è solo questione di conoscere con che cosa si ha a che fare, quindi, ora entriamo nel dettaglio e ci tuffiamo in questo nuovo universo, cercando di capire come usare funzioni, varie impostazioni e tutto quello che può servire per gestire un documento di testo o come usare un foglio Excel.

Prima di iniziare, volevo far presente che in questo nuovo e diverso modo di approcciarsi ai comandi da menu e alle funzioni, è diventato molto più importante usare il menu contestuale, attivabile tramite il tasto applicazioni, Premendo shift + F10,“ oppure ancora tasto FN + tasto alt di destra e control sempre lato destra, soprattutto nei nuovi portatili nei quali non è più presente il tasto applicazioni.

In questo menù, infatti, troviamo tanti comandi in più ai soliti sempre esistiti che spesso ci consentono di usare comandi diretti e ci salvano da ricerche lunghe e complesse nei vari comandi a pulsante dei menu ribbon.

Inoltre, è da notare che, oltre alla struttura con cui si presentano i vari menù, è cambiato anche la distribuzione delle varie voci dei menu al loro interno, scombinando così ancora di più la ricerca di un determinato comando o funzione.

Comunque, questo sconosciuto è addomesticabile ed è gestibile completamente con i nostri screen reader. Se abbiamo aggiornato il nostro sistema operativo, è ovvio ed obbligatorio aggiornare anche i nostri strumenti assistivi, per avere la possibilità di farci aiutare a gestire anche questi nuovi menu.

l'aggiornamento non è una moda, oppure una sorta di inutile seccatura, ma ogni aggiornamento apportato al nostro sistema operativo o allo screen-reader, ci consente di avere interfacce più gestibili e, perché no, anche più sicure.

Tornando al nostro discorso sui menù Ribbon, ci addentriamo nelle spiegazioni, prelevate da Microsoft e, per ovvi motivi, adattate ad una terminologia adeguata all'uso di tastiera e screen reader.

Di seguito nel testo verranno usati indifferentemente i due termini con i quali si individuano questi menu: "Ribbon" e "Barra multifunzione", perché dal punto di vista tecnico sono sinonimi.

Per descrivere la nuova interfaccia, mi servirò di una struttura molto familiare per gli utilizzatori di Windows, presente in questo sistema operativo fin dalla versione 95,e si tratta delle finestre multi schede per la gestione a ribbon: la struttura delle finestre multischeda o anche chiamate finestre multipagina, consentono di poterle navigare con comandi semplici che vedremo di seguito.

La finestra multipagina, o multischeda, è quella struttura presente di frequente specialmente nelle finestre delle impostazioni del sistema operativo, ma non solo.

Quando ci spostiamo in queste finestre con i comandi tab, shift + tab, control + tab, shift + control + tab, compaiono nella riga in alto della finestra delle etichette chiamate dalla sintesi vocale dello screen-reader "Pagina" o "Pulsanti", ".

Selezionata una di queste etichette, nella parte bassa della finestra, per ognuna di esse è associata e ne è parte integrante, una pagina o scheda contenente al suo interno le opzioni relative da scegliere o selezionare.

In ogni momento è visibile solo una scheda, quella associata al pulsante/etichetta che in quel momento è stata selezionata. Le altre schede sono nascoste sotto quella che in quel momento è a vista.

Come è noto queste strutture multischeda si gestiscono con i comandi visti sopra.
Control + Tab che fa passare da una scheda all'altra, permettendo la visualizzazione della scheda successiva. Ogni qualvolta si preme control + tab, viene visualizzata a video la scheda successiva e ne viene letto il nome dell'etichetta che la rappresenta.

All'apertura di una finestra di dialogo multischeda vi è sempre una scheda aperta di default. Muovendosi con il tasto Tab si esaminano ciclicamente le diverse voci presenti nella scheda. Dopo l'esame dell'ultima voce, il tasto Tab porta il focus sulla parte alta della finestra. Ovviamente, premendo lo Shift assieme a tab, si torna indietro.

I vari pulsanti o etichette, sono posti in alto all'inizio di ogni scheda o finestra e sono corrispondenti alle varie schede. In questa condizione, cioè con il focus su uno dei pulsanti o etichetta, lo spostamento può avvenire oltre che con il comando control + tab o control + shift più tab, anche con freccia sinistra o freccia destra che automaticamente farà sì che venga aperta la scheda successiva o precedente.

Una volta raggiunto un altro pulsante o etichetta, si può procedere all'esame delle opzioni della scheda relativa sottostante con il tasto tab.

L'apertura delle schede è automatica nel momento stesso in cui il nome del pulsante o etichetta viene vocalizzato dall'ausilio, cioè quando il focus si è portato su di esso.

Lo spostamento da una scheda all'altra con il control Tab può essere effettuato in qualunque momento ed in qualunque circostanza, cioè in qualsiasi punto si trovi il focus all'interno di una scheda.

Lo spostamento con le frecce sinistra e destra per passare da una scheda all'altra invece può avvenire solo se il focus si trova su uno dei pulsanti o schede in alto. Lo spostamento tra essi è ciclico, cioè dopo l'ultima voce si passa, con il tasto freccia destra, direttamente alla prima voce.

Talvolta invece non è ciclico e per spostarsi dall'ultima alla prima voce, bisogna fare marcia indietro con la freccia sinistra, scorrendo tutti i pulsanti o etichette, fino ad arrivare alla prima voce.

Ciò premesso, mettiamo da parte la descrizione della finestra multipagina e ci addentriamo nei menù "Ribbon" e vediamo cosa hanno in comune con tale finestra.


La struttura a ribbon è molto simile alla struttura della finestra multischeda. Al momento descriverò questa struttura e dopo descriverò altre strutture ausiliarie a corredo presenti nelle finestre dei programmi applicativi che usano la gestione a ribbon.

Nella parte alta della finestra del programma che usa la gestione a ribbon vi è una riga orizzontale che è in pratica identica alla riga dei pulsantini della finestra multischeda. In effetti al di sopra di questa riga dei pulsanti c'è la prima riga della finestra con altre cose ma le descriverò più avanti.

La riga dei pulsanti a cui si accede con il tasto Alt, si chiama barra multifunzione ed è in pratica quella che si chiamava barra dei menu.

È la prima cosa che viene vocalizzata quando si preme il tasto Alt, quindi, si deve prestare attenzione al nostro screen reader, cosa che non viene fatta sempre. Infatti, la sintesi dello screen-reader ci verrà incontro, indicandoci il comando rapido per quella etichetta o comando.

Sotto la riga del ribbon superiore c'è, ma volendo si può anche nascondere agendo sulle impostazioni, la barra multifunzione inferiore, o ribbon inferiore.

Il ribbon superiore corrisponde alla riga dei pulsanti ed il ribbon inferiore corrisponde al contenuto della scheda relativa al pulsante selezionato come nelle finestre multischeda tradizionali come spiegato sopra.

Le schede delle finestre multipagine si presentano spesso quasi a schermo intero, mentre la riga del ribbon inferiore invece ha la stessa larghezza in orizzontale presentando diverse piccole icone quadrate con i vari simboli che a vista semplificano la scelta, facilitando i novellini vedenti all'uso di applicativi potenti e completi.

Per darvi una spiegazione più chiara, avete presente un cingolo ? In pratica si presenta come un nastro trasportatore o una scala mobile, per darvi un idea di movimento, anche perché, appunto, questi ribbon sono anche scorrevoli.

Il ribbon inferiore è un po' più alto perché deve contenere tutte le opzioni relative e più avanti vedremo come sono organizzate e come sono raggiungibili. Quando si seleziona una delle etichette del ribbon superiore, automaticamente, se la riga del ribbon inferiore non è stata impostata come nascosta, viene aggiornata la riga del ribbon inferiore. In tal modo il ribbon inferiore riporta sempre a video le varie voci che corrispondono alla etichetta scelta nel ribbon superiore.

Per spostarsi fra le etichette del ribbon superiore si usano esclusivamente le frecce sinistra e destra.

Il comando control tab in questo caso fa passare alternativamente dalla riga del ribbon superiore alla riga di stato in basso a sinistra della finestra, (quella che riporta le indicazioni operative.
Un modo alternativo, e molto efficiente, per portarsi direttamente ad una determinata etichetta del ribbon superiore è quello di digitare il comando rapido che esiste ancora come nel caro 2003.

Sul ribbon superiore di Microsoft Office 2013 compaiono nell'ordine, da sinistra a destra, le seguenti voci, o etichette:


File, accessibile direttamente con alt F.
Home, accessibile direttamente con alt H.
Inserisci, accessibile direttamente con alt C.
Layout di pagina, accessibile direttamente con alt V.
Riferimenti, accessibile direttamente con alt E.
Lettere, accessibile direttamente con alt W.
Revisione, accessibile direttamente con alt R.
Visualizza, accessibile direttamente con alt N.

Oltre a queste schede ci potrebbero essere anche altre schede aggiuntive magari collegate a un convertitore pdf, o un o c r o altri applicativi complementari che vengono visualizzati nel ribbon inferiore.

Una volta scelta la etichetta desiderata nel ribbon superiore, come si è detto, nel ribbon inferiore compare automaticamente l'insieme delle funzionalità relative a quella etichetta . Per esempio, alla voce "Home" del ribbon superiore corrisponde, di sotto, un ribbon inferiore che riporta tra le altre le voci: copia, taglia, incolla, copia formato, font, dimensione carattere, ecc.

Per passare dal ribbon superiore al ribbon inferiore si digita il tasto Tab o il tasto freccia giù.

La sintesi vocale darà una serie di informazioni al raggiungimento del ribbon inferiore.

Vediamo dal punto di vista dell'informazione contenuta.

In pratica possiamo trovare tutte o quasi le voci presenti nelle tendine delle versioni precedenti ovviamente con qualche funzione in più. ma come avevamo già detto la ricercatezza nel estetica ha portato a generare un rimescolamento dei menù spostando alcune voci in maniera anche non logica, visto l'esperienza che avevamo con il vecchio 2003.

Mi spiego meglio. Se in Office 2003 mi interessava una funzionalità che agisse sull'intero oggetto modificare un documento in modifica trovavo gli strumenti utili a tale operazione per esempio taglia ,copia, incolla sarei andato in modifica, invece in questi nuovi office, la voce da cercare e "HOME". Se invece mi fosse interessata qualche funzionalità che riguardasse l'aspetto, le caratteristiche del testo, me le avrei cercate nel menù formato, eccetera.

Tutto intuitivo e direi logico, e comprensibile, ma Ora non è più così. Rientriamo quindi nel discorso del cambiare le cose tanto per cambiare, senza badare alla logicità dell'usabilità o semplicemente per logica.

Nel ribbon inferiore di Home, per esempio, compaiono: incolla, copia, taglia, copia formato, font, dimensione del carattere, grassetto, corsivo, colori, colori di sfondo, allineamenti vari del paragrafo, interlinea, rientri, stili del paragrafo, trova, sostituisci, seleziona.

Da quanto leggiamo sono stati un po’ mescolati i vari menù. ma volevo ricordare in questo caso che molte di queste voci le troviamo nel menu contestuale che spesso ci salva dalle noiose ricerche di una funzione! Vediamo ora come sono strutturati in generale i ribbon inferiori.

Il ribbon inferiore, come detto, si presenta come una striscia orizzontale che copre all'incirca tutta la larghezza della finestra. Esso è suddiviso da sottili linee verticali, in sezioni che lo screen reader NVDA chiama "Gruppi". Ogni gruppo ha una ampiezza in orizzontale variabile in funzione di quanti oggetti sono presenti al suo interno.

Ogni sezione, o gruppo, contiene al suo interno, organizzate in modo molto variabile, delle icone rappresentative delle funzioni presenti. Ogni gruppo, per fortuna, contiene insiemi di funzioni omogenee fra loro. Per esempio nel ribbon inferiore Home, il primo gruppo, che viene chiamato "Appunti", contiene le classiche copia, taglia, incolla, copia formato più un pulsante che permette di gestire il contenuto parziale degli appunti. Un altro gruppo si chiama "carattere ed è il contenitore delle funzionalità che nel vecchio Office 2003 erano riportate nel menù formato/carattere.

La distribuzione delle icone delle funzionalità nei gruppi è quanto mai varia. Può essere una lista orizzontale, una distribuzione su più colonne, una distribuzione su più righe, possono essere presenti dei pulsanti che attivano dei menu a tendina come erano i menù classici. Entro questi menù alcune voci potrebbero richiamare dei sottomenù ai quali si accede con freccia destra, eccetera.

Possono comparire delle caselle combinate, dei pulsanti radio, delle caselle spin editazione ed insomma tutto l'armamentario delle strutture presenti in una finestra di dialogo.

Lo screen reader non mancherà di notificare l'utilizzatore sul tipo di controllo e quindi le azioni successive da intraprendere saranno inerente al documento o al foglio di calcolo.

Una cosa ritengo interessante qui evidenziare . In alcuni di questi gruppi, come il gruppo CARATTERE o altri gruppi, compare, come ultima voce, l'oggetto del gruppo, un pulsante chiamato dallo screen reader NVDA "pulsante visualizza la finestra di dialogo ...".

Ma di cosa si tratta? ma semplicemente si apre Premendo il pulsante suddetto una finestra che nel caso del gruppo carattere è esattamente la finestra formato/carattere di Office 2003. Ovviamente in queste finestre di dialogo che si aprono possono comparire delle strutture multischeda, come nella finestra di dialogo formato/carattere o formato/paragrafo di Office 2003. e allora ci torna tutto facile! non sto qui a continuare a descrivere qualcosa che sappiamo già. Tornando ai nostri nastri trasportatori avremo:

Navigazione nel ribbon inferiore.

Come detto si scende dal ribbon superiore al ribbon inferiore con il tasto Tab o con il tasto freccia giù. L'ausilio fornirà immediatamente le informazioni minime, necessarie e sufficienti per operare. Verrà vocalizzato il nome del gruppo ed il nome della prima delle funzionalità incontrate nel gruppo.

Lo spostamento alle altre funzionalità presenti nel ribbon inferiore, eventualmente di gruppi più in avanti a destra può avvenire con due modalità.

Se si ha già padronanza della dislocazione delle funzionalità presenti nei diversi gruppi del ribbon si può avanzare celermente usando freccia a destra, quantunque lo ritenga un metodo da utilizzare solo se si ha una discreta conoscenza e padronanza. Lo spostamento con freccia a destra consente uno spostamento che "taglia" in orizzontale il gruppo e consente di attraversare il ribbon orizzontalmente in modo abbastanza rapido ed efficiente. Ovvero meglio.

Se un gruppo è strutturato su più righe di icone lo spostamento con freccia a destra taglia il gruppo navigando sulla prima riga delle icone fino ad arrivare presto al secondo gruppo disinteressandosi delle icone delle righe successive del gruppo. In questo modo si naviga celermente ma vi sono delle piccole cautele da adoperare.

Se nell'avanzamento orizzontale con freccia a destra si raggiunge una casella combinata come la casella della scelta del font, l'ulteriore avanzamento con freccia a destra porta il cursore alla fine della casellina della prima voce del font, "Calibri (corpo)", si imposta in editazione, e li si blocca! Per andare avanti allora occorre muoversi con il Tab che "scavalla"; la casella combinata e permette di procedere quindi ancora con la freccia a destra... almeno fino al prossimo blocco .

Per chi invece non è esperto con i ribbon, consiglio di utilizzare solo il tasto Tab. Con il tasto Tab, a costo di sentire tutta l'elencazione di tutte le icone del gruppo, e dei gruppi successivi, si avanza verso destra verso gli altri gruppi e prima o poi la funzione che interessa si trova.

Ovviamente se dobbiamo tornare indietro ci basterà tenere premuto il tasto shift, e ripremere il tabulatore, e il percorso verrà ripreso al contrario! In alternativa ci sono sempre i comandi rapidi da tastiera che richiamano automaticamente una determinata funzione ma fino al momento che si memorizzano quelli che interessano il metodo del tasto Tab risolve egregiamente.

Quando con il tasto tab si raggiunge l'ultima delle icone dell'ultimo gruppo del ribbon andando oltre verrà annunciato il nome del pulsante "riduci ad icona barra multifunzione" che consente di nascondere il ribbon inferiore (cioè la barra multifunzione inferiore). In questo modo, nascondendo la barra multifunzione inferiore a video comparirà solo il ribbon superiore (cioè la barra multifunzione superiore).

In questa condizione andando al ribbon superiore con il tasto Alt per poter navigare fra le icone del suo ribbon inferiore occorre interagire con la etichetta premendo spazio o invio. Con la pressione del tasto alt o invio si ripresenta il ribbon inferiore e si può navigare fra le sue funzioni con il tasto Tab come già detto.

In ogni caso, se la barra multifunzione inferiore è disattivata, ogni volta che si richiama il ribbon superiore per richiamare il ribbon inferiore di una delle etichette, occorrerà sempre interagire con spazio o invio.

Consiglio di tenere sempre attiva la barra inferiore, così da semplificare la ricerca già complessa di questa funzione.

Continuando con il tab si incontra l'icona del punto interrogativo che da l'help del programma. Andando ancora oltre con il tab prima di rientrare nuovamente nella prima delle etichette all'estrema sinistra si passa per una piccola barra che si trova nella primissima riga della finestra.

Come detto in precedenza nella finestra del programma sono presenti altre strutture. Nella prima riga della finestra, a cominciare dall'angolo in alto a sinistra, accanto all'icona dell'applicazione, vi è una piccola barra chiamata dallo Screen Reader NVDA "Barra di accesso rapido, barra degli strumenti ".

Qui compaiono le icone del pulsante "Salva", "Annulla", "Ripristina ed il pulsante "personalizza barra degli strumenti".

Questa barra è raggiungibile, quindi, procedendo con il tasto tab oltre l'ultima voce del ribbon inferiore oppure, partendo dal ribbon superiore, con il tasto freccia su ma solo se si parte dalla etichetta "home", che a breve illustrerò nell’articolo .

C'è da notare che i vecchi comandi rapidi che in Office 2003 richiamavano alcune funzionalità continuano ad essere operativi. infatti se utilizziamo un comando rapido, il nostro assistente vocale ci chiede se vogliamo usare i comandi da tastiera.

Per esempio control U richiama ancora la funzione dimensione del carattere, il comando control O richiama la scelta del Font, eccetera.

Come accennato, compare anche una voce File che riporta le classiche voci del menu file tradizionale. Ad esso si accede direttamente con il comando Alt + F. Esso in effetti è la primissima voce della riga del ribbon superiore, immediatamente prima della etichetta "home". Essa però ha una natura ed un comportamento che fa eccezione rispetto alla logica a ribbon descritta.

Intanto, una prima differenza rispetto alle altre voci del ribbon superiore è che alla voce "File" non è associato alcun ribbon inferiore. La voce file che è raggiungibile con alt + F oppure con alt e poi con la freccia a sinistra viene denominata dallo screen reader NVDA "Scheda File, pulsante". Quindi la natura della voce File non è omogenea con la natura della etichetta Home, Inserisci ecc.… ma viene definita come "pulsante”; Premendo spazio, o invio, o freccia giù, in effetti si apre a tutti gli effetti quello che era il menu file con la tendina dei comandi normale in senso verticale. Anche qui comunque ci sono delle piccole eccezioni. A parte le voci salva, salva con nome, apri, chiudi, opzioni, esci che sono voci semplici sulle quali si da invio per attivarle, le altre voci che nel vecchio menu file venivano denominate come "sottomenù" e che si aprivano con freccia a destra, adesso vengono definite come "Tab" cioè come etichette di una finestra multischeda.

Questa volta però le schede relative sono messe a destra della lista verticale del menu file. Esse comunque si attivano immediatamente aprendosi non appena si passa scorrendo nella tendina con la freccia giù o su. Volendo interagire con le diverse voci di queste schede, per esempio la scheda di stampa, basta andare con il tasto tab per ispezionare tutte le voci di queste schede.

Per uscire da queste schede si può confermare l'operazione di stampa, o quello che sarà, oppure con il tasto escape che riporta in editazione.

Per uscire dai ribbon e ritornare in editazione si preme il tasto Esc. Non vi è possibilità di passare dal ribbon inferiore al ribbon superiore per andare a scegliere un'altra scheda. Occorre dare Esc e poi ricominciare da capo con il tasto Alt.

La successiva richiamata del ribbon superiore con il tasto Alt riporterà il focus all'ultima voce usata nel ribbon superiore.

insomma sono un po' mescolati i vari menù, ma le funzioni sono pari anzi superiori, infatti e stata migliorata molto l'accessibilità.

Nelle ultime versioni vedi 2016, o l'ultima 2019, con comandi rapidi dedicati all'accessibilità, oltre a poter trasformare documento word in PDF, senza il minimo sforzo semplicemente salvando con il nome e selezionando il formato desiderato.

Inoltre, vi sono varie operazioni di accessibilità presenti in ogni pacchetto oltre alla facilità di condivisione di documenti in tempo reale, e l'integrazione con programmi di video conferenza vedi Microsoft teams!

Ma di questo ne parleremo in un secondo momento.

Faccio presente che le voci indicate in queste poche righe sono state tratte da un pacchetto office 2013, e pertanto se avete altre versioni potrebbero essere un po’ differenti.

Per ulteriori spiegazioni, scrivere a: Rocco Clementelli