Numero 01 del 2021

Titolo: Riunione con Zoom meeting direttamente on line.

Autore: Vincenzo del Piano.

Articolo:
Riunione con Zoom meeting direttamente on line.

Di Vincenzo del Piano.

Questa piattaforma molto semplice da usare per partecipare alle riunioni a distanza che questa pandemìa ci impone, è semplice anche nella programmazione delle riunioni quando la si usa da Host, organizzatore della riunione. Ecco di seguito spiegato come fare.

Per prima cosa, apriamo il nostro browser preferito. Per questa guida utilizzeremo Google Chrome.

La URL da inserire nella barra degli indirizzi è: https://zoom.us/

Una volta aperta la pagina, per mettere in elenco i link utilizzeremo la combinazione tasti insert più f7, ci portiamo su accedi, dove si aprirà la pagina di login, per inserire nome utente, indirizzo email utilizzato per la registrazione, e la password in nostro possesso.

Fatto il login e una volta entrati, con la combinazione tasti control più f, apriamo il cerca e scriviamo pianifica, così il cursore focalizzerà il menù pianifica una riunione, facciamo invio, per ritrovarci nella creazione di una sala, pianificando così il nostro meeting.

La prima voce è argomento, dove scriveremo il nome del meeting, ad esempio: libro parlato. Per i campi successivi da compilare, faremo come segue:

1. Descrizione. Questo dato è facoltativo, quindi, qui possiamo dare delle informazioni sintetiche del meeting.

2. Quando - start date. Su questa voce, premere spazio su Fai clic per scegliere un'altra data pulsante, con le frecce scegliere la data che ci interessa e premere invio, per sicurezza premere il cursore Jaws per chiudere la maschera (nota: la data è in formato americano, mese/giorno/anno, quindi, 12/31/2020, per indicare il 31 Dicembre 2020).

3. start time, permette di indicare l'orario di avvio del meeting, è una casella combinata, quindi premere alt più freccia giù, con le frecce scegliere l'orario e poi premere invio, come sopra per chiudere la casella combinata usare cursore Jaws, successivamente passare alla casella combinata AM e PM scegliendo l'opzione come prima descritto.

4. durata, qui si sceglie la durata dell'evento, è una casella combinata, quindi, alt più freccia giù, con le frecce scegliamo la durata 1, 2, 3 ore, confermiamo con invio e usciamo con il cursore Jaws.

5. fuso orario di default è su Roma

6. riunione ricorrente, questa opzione consente di avere il meeting attivo per tutta la durata della licenza acquistata.

7. iscrizione obbligatoria non è attivata, questa opzione così permette anche chi non ha un account zoom di partecipare, in caso contrario se attiviamo questa casella di controllo, al meeting potranno partecipare solo chi ha un account zoom.

8. id riunione, è attivo genera automaticamente, qui non bisogna modificare nulla.

9. sicurezza passcode casella di controllo attivata, se non è necessaria una passcode, con spazio disattiviamo questa opzione.

10. sala di attesa, di default non è attivata, se il meeting necessita di una riservatezza, a questo punto la casella di controllo va attivata, in caso contrario si può lasciare disattivata.

11. video ospite, chiede se il video di chi gestisce la sala zoom, quindi il promotore del meeting deve essere attivata o spenta, di default è il pulsante radio è disattivato, per attivare basta premere la barra spaziatrice.

12. video partecipante, come sopra, si può decidere che chi partecipa alla riunione, quando entra se deve tenere il video acceso oppure spento.

13. audio: telefono, computer, entrambi, per una funzionalità si consiglia di attivare con lo spazio il pulsante radio entrambi.

14. chiama da stati uniti da America - modifica, con questo link modifica andremo a disattivare la voce stati uniti per scegliere Italia, dando così la possibilità a chi non utilizza smartphone e/o pc di poter effettuare la classica chiamata telefonica, quindi, facendo invio su modifica, con control più f nel cerca scriviamo Italia, il cursore focalizzerà Italia e con spazio attiviamo la casella di controllo, poi sempre con il cerca scriviamo stati, il cursore focalizzerà stati uniti e con spazio disattiviamo la casella di controllo, premendo il tasto B, ci portiamo sul pulsante salva e facciamo invio.

15. consenti di entrare prima dell'ospite deve rimanere disattivata.

16. disattiva l'audio dei partecipanti al momento dell'ingresso di default è disattivata, per una funzionalità di gestione, si consiglia di attivare.

17. solo gli utenti che hanno effettuata l'autenticazione possono entrare, di default è disattivata.

18. registra automaticamente la riunione, di default disattivata, questa funzione permette di registrare il meeting in locale, cioè sul pc che sta gestendo la riunione, oppure, in cloud, quindi, quando si ferma la registrazione, il sistema di zoom provvederà a caricare sul proprio cloud il file della registrazione.

19. ospiti alternativi, inserendo l'indirizzo email delle persone, automaticamente gli arriverà una email contenente tutti i dati del meeting.

20. pulsanti salva e annulla, cosa dire salva imposterà il meeting, annulla esce dalla procedura senza salvare.

una volta salvata la riunione, se vogliamo apportare delle modifiche, essendo tornati nella pagina del nostro profilo, con control più f, nel campo di ricerca scriviamo riunione, portiamo il cursore a focalizzare riunione menù e facciamo invio.

la nuova pagina che si apre, ci mostrerà tutte le nostre riunioni, ci portiamo su quella di nostro interesse, scorrendo con le frecce leggeremo tutte le impostazioni scelte da noi, fino a quando incontreremo il pulsante copia invito alla riunione, facciamo spazio, si apre l'invito e abbiamo due opportunità:

a. Con shift e freccia giù, copiamo il tutto, per inviarlo nei vari modi che vogliamo ai nostri contatti.

b. Premere il pulsante copia invito alla riunione che si ripete e tutti i dati della riunione automaticamente vengono copiati negli appunti.

Se si preme annulla, ritorniamo a visualizzare i dati generali della nostra riunione, che con il link elimina possiamo anche cestinare, con il link salva come modello, possiamo utilizzarla come format per altre riunioni, modifica per modificare le opzioni e funzioni, ecc.

Infine, il link avvia la riunione permette di iniziare il meeting.

Questi parametri possono essere anche impostati con una interfaccia diversa, ma molto comprensibile, anche direttamente utilizzando il software sia su pc che su smartphone.

Per ulteriori spiegazioni o chiarimenti, scrivere a: Vincenzo Del Piano