Numero 08 del 2020

Titolo: Microsoft Outlook: impostare regole di posta.

Autore: Nunziante Esposito.

Articolo:
Microsoft Outlook: impostare regole di posta.

Di Nunziante Esposito.

Qualunque sia il Mailer di posta utilizzato, quando si ha bisogno di gestire molti messaggi, per esempio privati, associativi e liste di discussione, è bene usare delle regole di posta. Infatti, con esse si ha la possibilità di smistare i messaggi in cartelle diverse, create appositamente allo scopo, per avere la possibilità di leggere poi i messaggi, spostati in esse, in ordine all’importanza che gli diamo.

Su questo giornale, soprattutto nella rubrica “A domanda risponde”, più volte ho dato indicazioni su come impostare una regola di posta più o meno complessa, per soddisfare a queste specifiche esigenze.

Al momento sto utilizzando Microsoft Outlook 2010 e, in cerca di altre impostazioni, ho trovato per caso una funzione da menu di contesto che consente di spostare tutti i messaggi provenienti da un account o da una lista di discussione in una cartella, creando automaticamente la regola di posta, senza avere il bisogno di decidere le condizioni per creare la regola.

A dire il vero, questa funzione nei prodotti Microsoft, anche quelli gratuiti quali Outlook Express e Windows Mail è sempre esistita, quindi, molto probabilmente ho scoperto l’acqua calda e le persone che conoscono già questo sistema si faranno un bel sorriso, ma non importa.

Per programmare le regole di posta, si ha bisogno di fare molteplici passaggi e basta sbagliarne uno, per inficiarne il funzionamento.

Questa funzionalità inserita dai programmatori di Microsoft in Outlook di Office è il classico uovo di Colombo, perché praticamente, partendo da un messaggio di posta, con due passaggi si fa tutto.

senza aver bisogno di impostare una regola di posta, ammesso che non abbiamo bisogno di creare una regola complessa e ci serve solo spostare determinati messaggi in una cartella, con tutti i passaggi che consentono veramente di creare tutte le condizioni possibili ed immaginabili, ecco come fare:

1. Apriamo il Mailer di posta Microsoft Outlook e posizioniamoci nella cartella posta in arrivo. La procedura vale anche se i messaggi sono stati già spostati in altra cartella, ma ne dobbiamo spostare almeno uno in posta in arrivo.

2. Se abbiamo bisogno di spostare determinati messaggi che arrivano da un utente o da una lista in una cartella, possiamo creare prima la cartella, ma tale operazione la si può fare anche in corso d'opera, direttamente nel secondo passaggio.

3. Ci posizioniamo sul messaggio che vogliamo utilizzare per creare la regola velocemente.

4. Premiamo il tasto applicazione e con le frecce cerchiamo regole, sottomenu.

5. Con freccia destra apriamo il sottomenu e troviamo questi comandi:
- Sposta sempre i messaggi da "nome lista". Dove "nome lista" è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, al posto di "nome lista", troveremo l'indirizzo di chi ha inviato il messaggio.

- Sposta sempre i messaggi in "nome lista". Dove "nome lista" è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, non troveremo questo comando.

- Crea regola ... Questo comando consente di aprire la gestione regole, per creare una regola complessa, partendo dal messaggio di posta preso in considerazione.

- Gestisci regole ... Questo comando serve ad aprire la gestione delle regole per variare le impostazioni di qualche regola, di cancellare una regola, quindi ci consente di gestire le regole.

6. Il comando da usare in qualsiasi caso è il primo. Quindi, dando invio sul primo comando, dopo pochi secondi, si apre l'albero delle cartelle.

7. Se la cartella da usare per accogliere i messaggi l'abbiamo già creata, con l'iniziale del nome che gli abbiamo dato, ci spostiamo su di essa e premiamo invio.

8. Dopo una manciata di secondi, il tempo dipende dalla velocità di elaborazione del computer e dalla quantità di messaggi presenti in cartella, tutti i messaggi provenienti dalla lista o dall'utente saranno spostati nella cartella scelta.

9. Se non abbiamo creato la cartella in precedenza, con Tab ci spostiamo sul pulsante nuova e premiamo invio.

10. Si apre la procedura per creare una nuova cartella, quindi scriviamo il nome e non premiamo invio.

11. Premiamo tab fino alla lista delle cartelle e cercheremo una delle seguenti voci: cartelle Personali oppure una voce con il nome dell'account di posta dell'utente.

12. Con tab ci spostiamo sul pulsante OK e premiamo invio.

13. Ci troviamo sul nome della cartella appena creata e premiamo invio. Si avvia lo spostamento e tutti i messaggi vengono spostati in quella cartella.

14. ci troviamo di nuovo nella cartella posta in arrivo da dove eravamo partiti.

15. A questo punto, la regola è stata creata e ogni volta che nella cartella posta in arrivo viene scaricata una email con l'indirizzo della lista o di una persona, tale messaggio viene spostato nella cartella indicata durante la creazione della regola.

Ripetere le operazioni sopra indicate per tutte le regole che vogliamo creare, che, come spiegato sopra, sono di una semplicità disarmante.

Per eventuali ed ulteriori spiegazioni, scrivere a: Nunziante Esposito