Numero 05 del 2019

Titolo: Compressione della dimensione di un file di dati di Microsoft Outlook 2010 e successivi.

Autore: Nunziante Esposito.

Articolo:
Compressione della dimensione di un file di dati di Microsoft Outlook 2010 e successivi.

Di Nunziante Esposito.

Da quando uso Microsoft Outlook per la posta elettronica, anche se sono attento a cancellare tutti i dati che non servono più, mi sono accorto che il file outlook.pst è cresciuto a dismisura ed è diventato quasi 4 giga, creando non pochi problemi quando avvio il programma e quando prelevo la posta dei tanti account che posseggo.

La cosa è diventata non più sopportabile, perché addirittura ogni tanto si verificava il blocco del programma con la conseguenza che lo dovevo riavviare e qualche volta sono stato costretto a riavviare il computer.

Questa situazione mi ha fatto cercare una soluzione al problema che avevo e, guarda caso, tale soluzione l'ho trovata proprio sul sito della Microsoft.

Veniamo al problema e alla sua risoluzione.

In pratica, questo file che contiene al suo interno quasi tutto di quello che nel programma sono le cartelle, gli account, gli archivi, le regole di posta, eccetera, è posizionato nel seguente percorso di Windows 7: C:\Users\Nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst

Personalmente ho lasciato il nome di default a tale file, ma se qualcuno ne ha cambiato il nome, nella cartella C:\Users\Nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ troverà il file con estensione pst e con il nome che gli ha dato. Ovviamente nei percorsi indicati, al posto di "nome utente" ognuno troverà il nome del suo utente.

Quando si lavora con questo programma, se il computer è poco performante o se non capita mai che la CPU è ferma o poco impegnata, il file PST non si comprime mai e cominciano i problemi di rallentamento della gestione della posta. Quando ciò avviene, senza necessariamente pensare che il computer si è fatto vecchio, o di pensare di cambiare programma di posta, basta andare a controllare la grandezza del file PST di Microsoft Outlook e, se risultasse molto grande, diciamo più di un giga, è necessario comprimerlo manualmente per ripristinare un funzionamento decente di questo browser.

Come si legge dal sito Microsoft, questo file non viene compresso automaticamente ogni volta che si chiude e si apre il programma, come avveniva con Outlook Express o con Windows Mail, ma il file viene compresso solo quando abbiamo il programma di posta aperto ed il computer rimane pressoché fermo, quindi, nelle fasi di non lavoro.

Siccome il mio computer è difficile che rimane inoperoso, ecco che mi si è verificato il problema.

Ecco cosa scrivono sul sito Microsoft:

"Se si eliminano elementi da un file di dati di Outlook (con estensione pst), il file viene compattato automaticamente in background quando non si utilizza il computer e Outlook è in esecuzione. E' inoltre possibile avviare subito manualmente il comando di compattazione. La compattazione di un file di dati di Outlook (con estensione pst) potrebbe richiedere alcuni minuti."

Siccome è difficile che il computer rimane inoperoso, ecco come comprimere il file archivio PST di Microsoft Outlook 2010, in modo che ognuno lo può fare quando nota problemi di rallentamento o di blocco del browser Microsoft:

1. Eliminare tutti gli elementi che non si desidera conservare da tutte le cartelle.

2. Svuotare la cartella Posta Eliminata.

3. Premere alt più F, per aprire la barra dei menu. Siamo sul menu file.

4. Premiamo freccia giù fino a Informazioni. Con freccia destra tre volte ci portiamo su Impostazioni account, sottomenu, e premiamo due volte invio.

5. Nella multischeda delle impostazioni account che si apre, siamo sulla scheda posta. Premiamo freccia destra e siamo su file di dati.

6. Nella scheda File di dati, premiamo tab fino al campo che contiene i file PST. Per fare prima, premere due volte shift più tab.

7. Con le frecce selezioniamo il file di dati PST che vogliamo comprimere. Nel mio Outlook si chiama outlook.pst, ma si deve scegliere il file con il nome che gli avete dato. Se ne avete più di uno, bisogna fare la procedura per ognuno dei file presenti in questa cartella.

8. Premiamo tab fino a trovare il pulsante Impostazioni e premiamo invio.

9. Con tab cerchiamo il campo che contiene il pulsante Compatta e premiamo invio.

Nota bene: Il computer impiega del tempo per comprimere il file. Tale tempo dipende dalla grandezza del file, dalla memoria RAM installata e dalla velocità della CPU. Possiamo avere la sensazione che il computer si è bloccato, ma abbiate pazienza e lasciatelo lavorare, senza essere impazienti e cercare di sapere cosa sta facendo. Se avete un occhio in prestito, fate guardare, ma vi assicuro che nemmeno con gli occhi si vede quello che sta facendo il computer, quindi, dovete solo aspettare.

Dopo aver compresso un file di dati di Microsoft Outlook con estensione pst, non sarebbe necessario uscire dal programma di posta e si può continuare a lavorare, ma vi consiglio di chiudere il programma, riavviare il computer e riaprire il programma di posta.

La pulizia delle cartelle di posta e la compressione di questo file PST servono per avere una gestione della posta senza problemi, quindi, si consiglia di tenere sotto osservazione non il file direttamente, ma bisogna notare se si verificano rallentamenti o blocchi momentanei del programma di posta.

Se, per esempio, aprite un messaggio di posta, e lo screen-reader tarda ad avviare la sintesi, o se mentre sta parlando comincia a balbettare o addirittura si blocca per riprendersi dopo qualche manciata di secondi, è arrivato il momento di fare una pulizia in tutte le cartelle e poi la compressione del file PST, come spiegato sopra.

A volte basta essere solo attenti a quello che avviene e, con questi semplici accorgimenti, tenere il computer perfettamente in forma.

Per eventuali ed ulteriori spiegazioni, scrivere a: Nunziante Esposito