La legge 7.8.1990, n. 241, oltre ad una generale disciplina del procedimento amministrativo, contiene la regolamentazione del diritto di accesso ai documenti amministrativi che trova applicazione anche negli istituti scolastici.
Essa si può riassumere come segue.
Il diritto di accesso è riconosciuto ad ogni soggetto che abbia un interesse personale e concreto alla visione della documentazione amministrativa, al fine di tutelare situazioni giuridicamente rilevanti. Tale diritto si estrinseca nella possibilità di prendere diretta visione degli atti e di estrarne copia sia cartacea che su altri formati.
L’istituto del diritto di accesso ha, in effetti, innovato il rapporto tra il cittadino e la pubblica amministrazione, ma ha alcuni limiti, sia oggettivi (rispetto agli atti cui si può accedere), sia soggettivi (cioè rispetto alle persone che possono avere un interesse contrario a quello del richiedente).
In base all’art. 24 della legge 241/1990, è compito dell’amministrazione tutelare la riservatezza dei terzi, in rapporto ad alcune tipologie di interessi che vengono esemplificate nell’art. 8 del D.P.R. 27.6.1992, n. 352 (interesse epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale).
Per questo, l’amministrazione direttamente interessata ha il poter di negare l’accesso agli atti amministrativi in tutti i casi nei quali la loro diffusione può creare pregiudizio alle persone in essi menzionate. È anche possibile che l’accesso venga consentito solo per alcune parti del documento. In entrambi i casi, però, l’amministrazione ha l’obbligo di motivare le proprie decisioni e contro di esse è ammesso il ricorso amministrativo e giurisdizionale.
Questa normativa trova alcune applicazioni particolari nel mondo della scuola.
In particolare, la tutela del diritto alla riservatezza deve essere esaminata a proposito di atti contenenti valutazioni (ad es. gli elaborati) che, per loro natura, sono destinati al confronto con quelli di altri studenti in un contesto che coinvolge direttamente gli altri allievi per un necessario giudizio di relazione.
Per quanto attiene, invece, a procedimenti d’esame, concorsuali, o che comunque implicano una valutazione dei candidati, l’accesso da parte del richiedente alla visione del proprio elaborato scritto comporta anche la possibilità di visionare gli elaborati degli altri candidati con la mascheratura dei nominativi, allo scopo di preservarne l’anonimato. Ciò perché la tutela della riservatezza non può arrivare a precludere il diritto del candidato alla verifica di una generale ed uniforme applicazione dei criteri fissati per la valutazione.
Nei casi prima descritti, però, il diritto di accesso si sostanzierà nella possibilità di prendere visione degli elaborati ma non di estrarne copia.
Non possono essere accolte, invece, richieste di pubblicazione di dati riferiti ad erogazioni di emolumenti in favore di docenti per attività aggiuntive. Questo perché la pubblicazione di tali dati acquisterebbe il carattere di diffusione di dati personali e come tale sarebbe lesiva dell’interesse alla riservatezza dei soggetti coinvolti.
Per poter accedere ai documenti relativi ad un altro alunno o ad un altro candidato, occorre dimostrare di avere un particolare interesse giuridicamente tutelato alla regolarità delle operazioni svolte dal consiglio di classe o dalla commissione valutatrice. Nel caso concreto, tale interesse consiste nell’accertamento che per tutti gli alunni o candidati sia stato utilizzato lo stesso metro di valutazione e che non si siano verificate, al riguardo, incongruenze od aberrazioni. È da notare che la sussistenza di tale interesse deve essere valutata in astratto, senza, cioè, che possa essere effettuata alcuna considerazione in ordine alla possibilità o meno di presentare un ricorso su tali questioni. Inoltre, la richiesta di accesso non può essere differita o subordinata ad un ordine del giudice di esibizione o rilascio di copia degli atti.
Considerazioni analoghe valgono per ciò che si verifica alla chiusura di ogni anno scolastico in merito alla richiesta di accesso da parte dei genitori agli atti di valutazione degli alunni, anche in questo caso motivati da finalità di controllo dei criteri adottati.
Si sono verificati alcuni casi dubbi circa la posizione dell’amministrazione scolastica nell’applicazione della legge 241/1990, soprattutto in alcuni rapporti interni agli istituti, considerata l’incidenza della nuova normativa che istituisce la dirigenza scolastica e prevede nel rapporto di lavoro pubblico una separazione tra le funzioni di indirizzo politico-amministrativo e quelle di gestione. Sul punto si sono avute numerose pronunce giurisprudenziali, tra l’altro anche del Consiglio di Stato, che hanno cercato di coniugare le disposizioni contenute nelle leggi di riforma del pubblico impiego con quelle che hanno disegnato l’autonomia delle istituzioni scolastiche.
Da questo complesso di interventi si ricava il seguente quadro riassuntivo.
Attualmente il dirigente scolastico ha il compito di assicurare la gestione unitaria dell’istituzione, ne ha la legale rappresentanza ed è responsabile della gestione delle risorse finanziarie e dei risultati ottenuti. A lui spettano autonomi poteri di direzione e coordinamento delle risorse umane e tutti quelli relativi all’adozione di provvedimenti gestionali e di controllo.
Al consiglio di istituto spetta, invece, la funzione idi indirizzo politico-amministrativo. Esso costituisce la sede nella quale vengono operate le fondamentali scelte amministrative e formulati gli indirizzi generali per l’attività di gestione e amministrazione della scuola.
Il consiglio di istituto, in particolare, deve intervenire in via preventiva nell’adozione del piano dell’offerta formativa e nell’approvazione del bilancio preventivo, in via successiva nell’approvazione del bilancio consuntivo senza, però, invadere le competenze gestionali del capo d’istituto. In relazione a quest’ultima funzione, non sussiste un obbligo di comunicazione al consiglio di istituto dei dati personali e, quindi, neppure degli importi assegnati ai singoli dipendenti per le attività aggiuntive, bastando a questo scopo la conoscenza dell’ammontare complessivo della somma spesa e del relativo titolo di imputazione giuridica. Non sussiste nemmeno il diritto del singolo componente del consiglio come tale ad accedere ai relativi atti e documenti amministrativi per un controllo della regolarità di gestione, ponendosi il diritto di accesso in relazione a situazioni giuridiche soggettive, unicamente al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa.
Ulteriori dubbi possono sorgere circa la possibilità di accesso alla documentazione concernente l’erogazione di fondi relativi ad attività aggiuntive dei docenti, che rientrano nelle modalità di utilizzazione del personale in rapporto al POF.
Tale materia riguarda direttamente l’attività programmatoria e in essa non possono rientrare le decisioni applicative. La comunicazione dei dati in questione, quindi, non rientra tra gli obblighi di informazione preventiva, che riguardano i progetti retribuiti con il fondo di istituto e i criteri di retribuzione e di utilizzazione del personale nello svolgimento delle attività aggiuntive, comunque inerenti alla generale attività di organizzazione del lavoro. In questo caso, l’adempimento informativo nei confronti delle rappresentanze sindacali e dei loro delegati riguarda solo i nominativi del personale utilizzato in tali attività, senza menzionare l’impegno orario e gli importi erogati.
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